Greiningar- og hugbúnaðarsvið

Hlutverk sviðsins er þróun, rekstur og umsjón með umsókna-, mats- og umsýslukerfum Rannís auk utanumhalds og framsetningar á tölfræðilegum gögnum sem vinna má úr umsóknum og úthlutunum. Sviðið sér auk þess um nýsmíði á öðrum þeim kerfum sem starfsfólk Rannís þarfnast til umsýslu umsókna og til að styðja sem best við störf sjóðsstjóra Rannís. Auknum umsvifum Rannís og kröfum samfélagsins hefur verið mætt með aukinni áherslu á upplýsingatækni. Allar umsóknir eru rafrænar, öll fagráðs- og matsvinna rafræn svo og umsýsla sjóðsstjóra og stjórna. Áhersla er lögð á að allar upplýsingar fari í gegnum „Mínar síður“ Rannís og stefnt er á að öll helstu samskipti tengd líftíma umsóknar, frá stofnun umsóknarinnar til loka samnings með tilheyrandi skýrslum, fari þar í gegn.

Á árinu var haldið áfram með þróun samningakerfis Rannís og voru samningar Tækniþróunarsjóðs útbúnir með þessu nýju kerfi, en þeir, ásamt samningum Rannsóknasjóðs, eru einna flóknustu samningar sem gerðir eru hjá Rannís. Þessi kerfi stuðla að auknu gagnaöryggi og minnka hættu á mannlegum mistökum. Auk þess fækka þau handtökunum og stytta allt vinnuferlið, bæði hjá styrkþegum og starfsfólki Rannís. Kerfið nýtir rafrænar undirritanir og er Rannís þar í samstarfi við Taktikal. Þróun á skýrslukerfi fyrir Tækniþróunarsjóð (og aðra sjóði í kjölfarið) hófst um leið og samningakerfið fór í notkun, en það er næsta skref á líftíma umsókna í þeim sjóðum þar sem skýrslna er krafist.

Á árinu var haldið áfram með forritunarvinnu við Gagnatorg Rannís og bætt við sjóðum sem birta gögn á úthlutanasíðu Rannís. Á úthlutanasíðunni má nálgast opinberar upplýsingar um úthlutanir frá sjóðum í umsjón Rannís allt aftur til ársins 1988. Stefna Rannís til 2025 kveður á um að efla upplýsingakerfið og vera þar í fremstu röð. Gagnatorgið er mikilvægur hlekkur í þessu upplýsingakerfi með því að veita aðgang fyrir alla að opinberum gögnum um styrki í sögu Rannís. Þróun síðunnar er í fullum gangi og, líkt og með kerfin, lýkur þessu starfi aldrei.

Alls störfuðu sjö einstaklingar á sviðinu í lok árs: sviðsstjóri og sex við hugbúnaðargerð. Að auki hefur sviðið aðgang að tæknilegum ráðgjafa sem hefur komið til ráðgjafar bæði við hugbúnaðargerð og greiningarþátt sviðsins. Einn af mikilvægustu kostum allra þessara einstaklinga er getan til að laga sig að fjölbreyttum verkefnum og að geta gripið og unnið faglega öll þau verkefni sem þarf að vinna innan sviðsins, óháð því hvort þau tilheyri hugbúnaðarþróun eða greiningarvinnu. Vonandi ber okkur gæfa til að halda þessum öfluga hópi saman og að létta á álagi starfsfólks Rannís með frekari þróun gagna- og upplýsingakerfis.

Þessi kerfi gegna margþættu hlutverki og má að mörgu leyti líta á þau sem hryggjarstykkið í starfsemi innlendra sjóða á vegum Rannís. Í fyrsta lagi taka umsóknakerfin við öllum umsóknum og öðrum rafrænum gögnum sem tengjast framgangi umsókna. Fagráðs- og matskerfin halda utan um vinnu matsmanna, sem allir eru utan Rannís, og loks er upplýsingum veitt þaðan til stjórnvalda og almennings um styrki og starfsemi sjóða í vörslu Rannís eftir því sem við á. Notendur kerfanna skipta þúsundum. Heildarfjöldi umsókna um styrki á árinu 2023 var rúmlega sex þúsund. Auk allra þeirra þúsunda umsækjenda sem notfærðu sér kerfin var fjöldi matsmanna og stjórnarmanna, sem eru rúmlega þúsund talsins, bæði innlendir og erlendir aðilar. Haldið var áfram með endurforritun á umsóknakerfum sjóða og kerfin uppfærð til að vera í takti við tímann og bæta upplifun umsækjenda. Á árinu voru endurskrifuð umsóknakerfi fyrir Vinnustaðanámssjóð, Þróunarsjóð námsgagna, Barnamenningarsjóð, SEF og Jafnréttissjóð og þar með lauk endurforritun allra umsóknarkerfa innlendra sjóða í umsjón Rannís.

Haldið var áfram með innleiðingu fagráðs- og matskerfa fyrir sjóði Rannís og voru kerfi þróuð og tekin í notkun hjá matsnefndum fyrir Námsorlof framhaldsskólakennara og SEF, en SEF stendur fyrir Samstarfsnefnd um endurmenntun framhaldsskólakennara. Auk þessara sjóða kom nýr sjóður, sjóðurinn Norðurslóðafræði, í umsýslu til Rannís og voru gerð bæði umsóknar- og matskerfi fyrir hann.

Samhliða þessari þróun var haldið áfram með hönnun og útfærslu einfaldari útgáfa af skýrslukerfi fyrir mennta- og menningarsjóðina og voru þau tekin í notkun fyrir alla mennta- og menningarsjóðina hjá Rannís sem krefjast slíks kerfis.

Rannís sendir nú allar tilkynningar til umsækjenda frá umsóknar- og umsýslukerfum í Stafrænt pósthólf sem finna má á Island.is, auk þess að öll skjöl séu aðgengileg á Mínum síðum umsækjandans hjá Rannís.

Nú þegar samningakerfi Rannís er komið í notkun hjá Tækniþróunarsjóð og útfærsla slíks kerfis fyrir Rannsóknarsjóð er á lokametrunum er eftirleikurinn auðveldari fyrir aðra sjóði sem þurfa samningakerfi, en stefnt er að því að næsta ár verði mörg slík kerfi forrituð á þessum grunni, auk skýrslukerfa. Það er ýmislegt í kortunum fyrir frekari þróun og samþættingu kerfa Rannís og verður næstu ár spennandi, vonandi tekst okkur að styðja enn frekar við starfsemi stofnunarinnar.