Rekstrarsvið

Árið 2023 var lögð áhersla á undirbúning og framkvæmd rafrænna skila á vörsluútgáfu af málaskrá Rannís til Þjóðskjalasafns. Starfsfólk Rannís var undirbúið fyrir rafrænu skilin með fræðslu um skjalamál m.a. um frágang mála. Tveir starfsmenn voru ráðnir í sumarstarf til að mæta auknu álagi vegna rafrænna skila. Þetta eru fyrstu rafrænu skil Rannís til Þjóðskjalasafns, og mikið lærdómsferli bæði innan Rannís sem og í samskiptum við ytri aðila s.s. þjónustuaðila upplýsingastjórnunarkerfisins GoPro Foris og starfsfólk Þjóðskjalasafns.

Vinna við rekstraruppgjör fyrir árið 2022 var seinlegri en í hefðbundnu ári vegna tilfærslu Rannís undir nýtt ráðuneyti en þá voru gerð upp tvö stofnananúmer í stað eins.

Jafnlaunakerfi Rannís fór í gegnum viðhaldsúttekt á árinu þar sem var m.a. farið yfir lykilatriði í rekstri kerfisins m.t.t. krafna staðalsins ÍST 85:2012. Niðurstaða úttektarstjóra var að markmiðum úttektarinnar hafi verið náð og mælt með óbreyttri stöðu vottunar á jafnlaunakerfi Rannís.

Alþjóðlegt samstarf á sviði rannsókna, menntunar og menningar er hluti af starfsemi Rannís. Alls voru farnar 237 millilandaferðir á vegum Rannís, þar af 15 af ytri sérfræðingum. Flestar ferðirnar eru farnar á vegum rannsókna- og nýsköpunarsviðs eða alls 118 ferðir og á vegum mennta- og menningarsviðs voru farnar 109 ferðir.

Fundarferðum til útlanda hefur fjölgað um 15% frá síðasta ári. Skýringin felst einkum í þátttöku Rannís í mörgum nýjum verkefnum á sviði vísinda- og nýsköpunar sem hófust á árinu 2023 og heyra undir Horizon 2021-2027. Fjölgunin er jafnframt til marks um það að alþjóðlegt samstarf er að færast í eðlilegt horf eftir heimsfaraldurinn.

Ferðadagar starfsfólks og ytri sérfræðinga voru alls 912 dagar þar af 52 dagar hjá ytri sérfræðingum. Meðallengd ferða er 3,8 dagar, þær stystu eru einn ferðadagur en þær lengstu 12 ferðadagar sem voru á fundi til landa utan Evrópu.

Af 237 ferðum eru flestar ferðirnar, 67 talsins farnar til Brussel í Belgíu, ferðir til ýmissa borga innan Norðurlanda voru 70 talsins, 96 fundarferðir voru farnar til ýmissa annarra Evrópulanda, fjórar fundarferðir voru farnar til staða utan Evrópu, tvær ferðir til Kína, ein til Japan og ein til Bandaríkjanna.

Á árinu fóru fram fyrstu rafrænu skil Rannís á vörsluútgáfu af málaskrá í upplýsingastjórnunarkerfinu GoPro Foris til Þjóðskjalasafns Íslands. Skjalatímabilið sem um ræðir hófst 1. apríl 2018 og náði til 31. mars 2023. Í kjölfarið var einnig unnið að endurskoðun málalykils fyrir komandi skjalatímabil sem hófst 1. apríl 2023 og mun ná fram til 31. mars 2028. Málalykillinn var samþykktur af Þjóðskjalasafni Íslands 18. október 2023.

Mikil vinna fólst í frágangi og lokun mála sem voru tilbúin til skila í GoPro Foris og voru tveir sumarstarfsmenn í fullu starfi að sinna því verkefni en alls var 30.546 málum lokað. Pappírsskjöl sem tilheyra skjalatímabilinu verða áfram í vörslu Rannís en skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 ber að skila þeim þegar þau hafa verið geymd hjá stofnuninni í 30 ár.

Á árinu voru haldin 10 námskeið sem tengdust nýliðafræðslu og notkun á GoPro Foris þar sem kynnt var lagaumhverfi Rannís, verklag í skjalamálum, viðurkenndir vistunarstaðir, GoPro Foris málaskrá og lokun mála. Auk þess var starfsfólki boðið upp á einstaklingsfræðslu sem margir nýttu sér.

Rannís hefur núna eitt sameiginlegt drif með möppum fyrir hvert svið. Þetta eru eldri gögn sem stendur til að færa yfir í GoPro Foris og Sharepoint. Starfsfólk Rannís vinnur að mestu á Teams og í Sharepoint og er með sín vinnuskjöl í One Drive. Lokaskjölin eru svo vistuð í GoPro Foris ásamt tölvupóstum.

Einn starfsmaður vann í hlutastarfi á skjalasafni allt árið m.a. við undirbúning rafrænna skila auk sumarstarfsmanns.

Í lok ársins 2023 höfðu 7.789 mál verið stofnuð í GoPro Foris en meginhluti skjala er á stafrænu formi.

Starfsemi Rannís kallar á fundi með viðskiptavinum, fagráðum og stjórnum sjóða. Fundirnir eru allt frá tveggja manna fundum og upp í fjölmenna fundi s.s. námskeið. Stærri fundum sem eiga erindi til fjölmenns hóps utan Rannís er yfirleitt streymt eða veittur aðgangur í gegnum tengla. Þetta er gert til að auðvelda þeim þátttöku sem t.d. búa utan höfuðborgarsvæðisins. Á árinu 2023 voru alls bókaðir 1394 fundir innan Rannís, eða 288 fleiri en 2022.

Flestir fundirnir eru bókaðir á tímabilinu janúar til loka mars eða alls 448 fundir og frá september til loka nóvember alls 414 fundir. Fundarþyngstu mánuðirnir eru febrúar, nóvember og janúar eða samtals 459 fundir, þar sem flestir voru í febrúar eða 156 talsins. Að meðaltali voru tæplega 5,4 fundir á dag á árinu 2023 eða um 116 fundir á mánuði að jafnaði. Nýting fundarherbergja hefur aukist um 26% frá árinu á undan. Það skýrist að hluta til vegna þess að fundarherbergjum hefur fjölgað á árinu, þar sem tvö lítil fundarrými voru tekin í notkun en þau henta vel fyrir fjarfundi starfsfólks, starfsmannasamtöl o.fl.

Mest bókuðu fundarherbergin eru þau sem rúma fagráð eða stjórnir sjóða. Almennt eru fundarherbergin mjög vel nýtt. Samantektin miðast við bókaða fundi en stundum er hægt að nýta rýmin án bókunar ef lítið er í gangi þann daginn.

Eins og sjá má á töflunni hér fyrir neðan hefur þörfin fyrir fundarherbergi vaxið frá fyrri árum. Covid hafði einhver áhrif á notkun fundarherbergja vegna fjarvinnu starfsfólks (2020-22) en ef árið 2023 er borið saman við 2019 þá hefur notkunin vaxið um rúmlega 5%.

Á árinu voru framreiddar 557 veitingar fyrir fundargesti á vegum Rannís, allt frá tei eða kaffi með eða án meðlætis og upp í hádegisverði. Þessar 557 veitingar voru bornar fram á alls 81 fundi.

Fjölda funda með veitingum fækkaði frá fyrra ári úr 154 fundum í 81 og gestum sem fengu veitingar úr mötuneyti fækkaði úr 1340 í 554. Mismunurinn skýrist að stærstum hluta af manneklu í mötuneytinu lungann úr árinu þar sem veitingaþjónusta við fundi lá niðri sem og fjölgun fjarfunda á vegum Rannís.