Greiningar- og hugbúnaðarsvið

Rafræn umsýsla í starfi Rannís hefur aukist mikið á undanförnum árum og fyrirséð að svo verði áfram með aukinni áherslu á aðgengi að gögnum og miðlun upplýsinga um starf Rannís.

Hlutverk sviðsins er þróun, rekstur og umsjón með umsókna-, fagráðs- og umsýslukerfum Rannís auk utanumhalds og framsetningar á tölfræðilegum gögnum sem vinna má úr umsóknum og úthlutunum. Sviðið sér auk þess um nýsmíði á öðrum þeim kerfum sem starfsfólk Rannís þarfnast til umsýslu með umsóknir og til að styðja sem best við störf sjóðsstjóra Rannís. Auknum umsvifum Rannís og kröfum samfélagsins hefur verið mætt með aukinni áherslu á upplýsingatækni. Allar umsóknir eru rafrænar, öll fagráðsvinna rafræn svo og umsýsla sjóðsstjóra og stjórna.

Áhersla er lögð á að allar upplýsingar fari í gegnum „Mínar síður“ Rannís og stefnt er á að öll helstu samskipti tengd líftíma umsóknar, frá stofnun umsóknarinnar til loka samnings með tilheyrandi skýrslum, fari einnig þar í gegn. Allir samningar og skýrslur þar sem það á við munu verða undirrituð með rafrænum undirritunum. Greiningarvinnu fyrir þessi skref lauk á árinu 2021 og í kjölfarið hófst forritunarvinna. Á árinu hófst einnig greiningarvinna og grunnforritun við Gagnatorg Rannís, þar sem ætlunin er að koma tölfræði úr gögnum Rannís á aðgengilegan máta til stjórnvalda sem og almennings á vef Rannís. Vinna er hafin við að samræma öll gögn frá því umsóknir urðu rafrænar árið 2009 þannig að öll almenn tölfræði verði mun aðgengilegri en nú er. Við munum sjá þessa viðbót við kerfi Rannís verða að veruleika árið 2022. Úthlutanasíða Rannís, þar sem nálgast má opinberar upplýsingar um úthlutanir frá sjóðum í umsjón Rannís verður endurnýjuð samhliða vinnu við Gagnatorgið. Stefna Rannís til 2025 kveður á um að efla upplýsingakerfið og vera þar í fremstu röð og gerum við ráð fyrir að meginmarkmiðum hennar verði náð innan eins til tveggja ára, en í raun lýkur því starfi aldrei.

Alls störfuðu sex einstaklingar á sviðinu í lok árs. Það er sviðsstjóri, fjórir við hugbúnaðargerð og einn við greiningarvinnu, auk tæknilegs ráðgjafa sem vinnur bæði við hugbúnaðargerð og greiningarþátt sviðsins. Einn af mikilvægustu kostum allra þessara einstaklinga er getan til að aðlaga sig að fjölbreyttum verkefnum og að geta gripið og unnið faglega öll þau verkefni sem þarf að vinna innan sviðsins, óháð því hvort þau tilheyri hugbúnaðarþróun eða greiningarvinnu.

Kerfin gegna margþættu hlutverki og má að mörgu leyti líta á þau sem hryggjarstykkið í starfsemi innlendra sjóða á vegum Rannís. Í fyrsta lagi taka umsóknakerfin við öllum umsóknum og öðrum rafrænum gögnum sem tengjast framgangi umsókna, fagráðskerfin halda utan um vinnu matsmanna, sem allir eru utan Rannís, og loks er upplýsingum veitt þaðan til stjórnvalda og almennings um styrki og starfsemi sjóða í vörslu Rannís eftir því sem við á. Notendur kerfanna skipta þúsundum en heildarfjöldi umsókna um styrki á árinu 2021 var tæplega 7.000. Auk allra þeirra þúsunda umsækjenda sem unnu með kerfin var fjöldi matsmanna og stjórnarmanna, bæði innlendir og erlendir aðilar, rúmlega 1.000.

Haldið var áfram með endurforritun á umsóknarkerfum sjóða og kerfin uppfærð til að vera í takti við tímann og bæta upplifun umsækjenda. Á árinu voru endurskrifuð umsóknarkerfi fyrir Nýsköpunarsjóð námsmanna, skattfrádrátt rannsókna- og þróunarverkefna, Markáætlun: Samfélagslegar áskoranir, Tækniþróunarsjóð: Einkaleyfisstyrki, Hljóðritasjóð, Tónlistarsjóð, samstarfsnefnd um endurmenntun framhaldsskólakennara, Barnamenningarsjóð Íslands og Æskulýðssjóð.

Einnig var haldið áfram með innleiðingu fagráðskerfa fyrir sjóði Rannís og voru kerfi þróuð og tekin í notkun hjá fagráðum fyrir Nýsköpunarsjóð námsmanna, skattfrádrátt rannsókna- og þróunarverkefna, Íslenskukennslu fyrir útlendinga, Barnamenningarjóð Íslands og Æskulýðssjóð. Á árinu bættust við fjórir sjóðir í umsýslu Rannís, en fyrir alla innlenda sjóði eru skrifuð bæði umsóknar- og fagráðskerfi. Þetta voru Menntarannsóknarsjóður, Umhverfisrannsóknarsjóður, Bókasafnasjóður og Sprotasjóður. Um áramótin 2021/2022 voru enn örfáir sjóðir sem ekki voru komnir með nýtt fagráðskerfi, en stefnt er á að þau kerfi verða kláruð árið 2022.

Auk þessa voru innleidd fyrstu skref í nýju kerfi fyrir skýrslur og samninga. Það kerfi var innleitt fyrst fyrir Nýsköpunarsjóð námsmanna og að hluta fyrir Sviðslistasjóð og Listamannalaun. Vinna við þetta nýja kerfi heldur áfram árið 2022 og er stefnt á notkun þess fyrir mun fleiri sjóði á árinu.