Rekstrarsvið

Covid-19 og áhrif á starfsemi Rannís

Annað árið í röð berjumst við gegn útbreiðslu Covid-19. Starfsemin tók mið af stöðu faraldursins hverju sinni og þá var gott að geta stuðst við litakóðakerfið sem Rannís innleiddi í upphafi faraldurs og gefur til kynna á hvaða aðgerðarstigi stofnunin er á hverju sinni. Litakóðakerfið tekur mið af sóttvörnum almannavarna. Árið um kring var vel hugað að sóttvörnum sameiginlegra snertiflata. Loka þurfti skrifstofu Rannís fyrir viðskiptavinum í um það bil 9 vikur fyrri hluta árs vegna Covid-19 en þá fór öll þjónusta fram í gegnum símtöl, tölvupóstsamskipti og fjarfundi. Þegar skrifstofan var opin viðskiptavinum þá voru reglur um hámarksfjölda, fjarlægðarmörk og grímuskyldu virt. Á árinu vann starfsfólk ýmist heima eða á skrifstofunni eftir þörfum og sýndi það mikinn sveigjanleika og skilning á ástandinu. Allir lögðust á eitt að láta hlutina ganga upp enda starfsfólk orðið þjálfað að bregðast við breyttu vinnufyrirkomulagi með skömmum fyrirvara. Reynslan hefur kennt okkur að rafræn samskipti og fjarfundir eru komin til að vera.

Betri vinnutími

Á árinu 2021 var gerð tilraun til 9 mánaða um 36 tíma vinnuviku fyrir fullt starf og samsvarandi ívilnanir fyrir lægri starfshlutföll auk breytinga á skilgreindri viðveru, fyrirkomulagi matar- og kaffitíma og innri hagræðingu. Tilraunin var gerð með hliðsjón af verkefninu „betri vinnutími“ sem á að stuðla að umbótum í starfsemi ríkisstofnana, bæta vinnustaðamenningu og auka samræmingu vinnu og einkalífs án þess að draga úr skilvirkni eða þjónustu. Í lok þessa 9 mánaða reynslutímabils var árangurinn metinn og könnun lögð fyrir starfsfólk um hvernig til tókst. Í ljósi niðurstaðna þá var tekin ákvörðun um að halda áfram með nýja fyrirkomulagið og standa vonir okkar nú til að við gerð nýrra kjarasamninga þá muni „betri vinnutími“ festast í sessi.

Sumarstörf hjá Rannís

Stjórnvöld ásamt Vinnumálastofnun efndu til átaks til atvinnu fyrir nema í sumarstörf. Rannís réði til sín 10 sumarstarfsmenn þar af voru 3 ráðnir inn á rekstrarsvið. Eitt af störfunum 10 var starf án staðsetningar. Sumarstörfin voru fjölbreytt enda tóku verkefnin mið af þörfum hvers sviðs hjá Rannís. Mikil ánægja var með vinnuframlag sumarfólksins okkar.

Innleiðing nýrra kerfa og verklags

Ferðakerfi sem tengist bókhaldskerfi Orrans var innleitt á haustmánuðum 2021 þegar ljóst var að ferðabanni vegna Covid-19 yrði aflétt. Ferðakerfið hafði verið sett upp 2020, rétt áður en Covid faraldurinn skall á með tilheyrandi ferðabanni. Ferðakerfið er rafrænt og auðveldar utanumhald frá ferðaheimild til ferðauppgjörs.

Straumlínustjórnun sem var innleidd á árinu 2020, hefur fest sig í sessi. Svokallaðir lean fundir sem eru stuttir og hnitmiðaðir eru fastir liðir í starfsemi sviðsins enda hafa þeir reynst vel.

iExpense kerfi sem er eitt af undirkerfum Orrans var innleitt í nóvember en það er kerfi sem starfsfólk getur skráð inn útlagðan kostnað fyrir Rannís og akstursnótur. Kerfið er rafrænt og kemur í stað endurgreiðsluforms sem var áður á pappír.

Hafin var vinna við gerð innanhúss-appa sem eiga að bæta innra verklag og auka skilvirkni. Eitt þeirra er komið í fulla notkun og fleiri á leiðinni.

Í lok árs 2021 var samið við Þekkingu um aðgengi starfsmanna að þjálfunarmyndböndum sem hafa þann tilgang að efla öryggisvitun starfsfólks Rannís. Myndböndin eru send vikulega til starfsfólks og fyrsta myndbandið verður sent í upphafi árs 2022.

Jafnlaunakerfi og vottun

Á haustmánuðum var unnið að uppbyggingu jafnlaunakerfis Rannís, forúttekt fór fram í byrjun október mánaðar, innri endurskoðun var framkvæmd 18. nóvember og kerfið kynnt starfsfólki á starfsmannafundi um miðjan desember. Upphaflega átti jafnlaunaúttektin að vera framkvæmd fyrir miðjan desember en henni var frestað fram yfir áramótin. Jafnlaunakerfi Rannís hlaut jafnlaunavottun 2022-25 í upphafi árs 2022.

Fundarferðir erlendis tölfræði

Alþjóðlegt samstarf á sviði rannsókna, menntunar og menningar er hluti af starfsemi Rannís, samstarf sem hefur hingað til kallað á um 200 fundarferðir erlendis á ári en vegna ferðabanns þá voru fyrstu fundarferðir ársins farnar í október mánuði.

Á árinu 2021 var alls farið í 20 fundarferðir til útlanda sem er aðeins um 10% af fundarferðum í hefðbundnu rekstrarári líkt og 2019 var.

Ljóst er að ferðum Rannís mun fjölga í framtíðinni en stefnt er á að hvert verkefni fari í færri fundarferðir erlendis en í hefðbundnu rekstrarári og haldnir verði fleiri fjarfundir á móti til að draga úr neikvæðum loftlagsáhrifum. Ferðadagar starfsfólks 2021 og ytri sérfræðinga voru alls 67, lengsta ferðin tók 6 daga en sú stysta 3 daga.

Innleiðing á Microsoft 365 hélt áfram af fullum krafti á árinu. Í febrúar samþykktu stjórnendur áætlun um yfirfærslu gagna af drifum á viðurkennda vistunarstaði eins og GoPro Foris málaskrá, Sharepoint og OneDrive. Starfsfólk hefur haft til afnota svokölluð N:\ drif til að vista vinnugögn en þeim drifum var lokað um vorið og gögnin færð yfir á OneDrive. Rannís hefur haft eitt sameiginlegt drif fyrir alla, auk þess sem hvert svið hefur haft eigið drif. Skipulagðir voru sérstakir tiltektardagar þar sem starfsfólk tók til á drifum og færði gögn á viðurkennda vistunarstaði. Stefnt er á að loka drifum árið 2023 og öll gögn sem áður voru vistuð þar verði komin í GoPro og/eða Sharepoint.

Haldin voru 25 námskeið í M365, skjalamálum og skráningu og skipulagi skjala í GoPro Foris, málaskrá Rannís.  

Um sumarið voru ráðnir þrír háskólanemar á skjalasafnið í gegnum átak ríkisins og Vinnumálastofnunar um ráðningu nema í sumarstörf. Þessir starfsmenn unnu meðal annars við skráningu og frágang mála og málsgagna í málaskrá og skráningu ljósmynda. Fjöldi ljósmynda á rafrænu formi er u.þ.b. 9.000 en einnig eru í skjalasafni ógrynni ljósmynda á pappír, „slides“ og geisladiskum sem á eftir að skrá og færa yfir á varanlegt rafrænt form. 

• Á árinu voru 8.003 mál stofnuð í GoPro. Þar af var búið að loka 1.111 málum í árslok og 6.892 voru opin.  
• Skjalasafnið rúmar um 400 hillumetra af gögnum eða um það bil 6.000 skjalaöskjur. Óskráð gögn í skjalasafni telja um 35 hillumetra.  
• Gengið er frá skjölum í sýrufríar arkir og skjalaöskjur samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands.

Starfsemi Rannís kallar á fundi með viðskiptavinum, fagráðum og öðrum hagaðilum. Fundirnir eru allt frá tveggja manna fundum og yfir í fjölmenna fundi svo sem námskeið. Stærri fundir sem eiga erindi til fjölmenns hóps utan Rannís er yfirleitt streymt eða veittur aðgangur í gegnum tengla. Þetta er gert til að auðvelda þátttöku fyrir þau sem t.d. búa utan höfuðborgarsvæðisins. Á árinu 2021 voru alls bókaðir 1167 fundir innan Rannís, eða 129 færri en 2020 og 158 færri en 2019. Flestir fundirnir voru bókaðir í júnímánuði eða 167 fundir, en 149 í nóvember og 138 í október. Að meðaltali voru tæplega 4,5 fundir á dag á árinu 2021 eða um 97 fundir á mánuði að jafnaði. Það vekur athygli að bókuðum fundum fækkar frá 2020 sem einnig var Covid ár. Hugsanlega getur hluti skýringarinnar legið í að starfsfólk kjósi að vinna að heiman þegar mikið er um fjarfundi, sem það að öðrum kosti hefði bókað fundarherbergi fyrir.

Á árinu voru framreiddar 386 veitingar fyrir fundargesti á vegum Rannís, allt frá te eða kaffi með eða án meðlætis og upp í hádegisverði. Þessar 386 veitingar voru bornar fram á alls 69 fundum. Fundarveitingum á hvern gest fækkaði um rúm 52% frá 2020 eða úr 739 í 386. Þetta gefur vísbendingar um að starfsfólk hefur leyst mjög mikið af sínum verkefnum í gegnum fjarfundi í stað þess að boða fólk til fundar hjá Rannís og/eða fundirnir eru styttri sem kalla síður á hressingu.

Flestar fundarveitingar voru bornar fram frá júlí fram til áramóta eða 339 á 59 fundum, mesta álagið var í nóvember eða samtals 166 fundarveitingar á alls 31 fundi. Frá janúar og til loka júní mánaðar voru 47 fundarveitingar bornar fram á alls 10 fundum. Alls voru fundir með veitingum 69 talsins á árinu 2021, þar af voru 41 fundur á vegum mennta- og menningarsviðs, 21 á vegum rannsókna- og nýsköpunarsviðs og 7 á vegum rekstrarsviðs.

Árið 2021 var lögð áhersla á rafrænar lausnir í gegnum innleiðingu nýrra kerfa sem auka vinnuhagræði og bæta gæði. Rafrænu lausnirnar samræmast loftlagsstefnu Rannís sem felur meðal annars í sér að draga úr pappírsnotkun og útprenti. Lögð var vinna í að færa skjöl og önnur gögn á varanlega vistunarstaði en það er hluti af innleiðingaferli M365. Tilraun til 9 mánaða umbótaverkefninu „betri vinnutími“ tókst það vel að vilji hefur skapast til að halda því áfram og það sama má segja um uppbyggingu Jafnlaunakerfis Rannís. Þegar litið er um öxl þá höfum við náð helstu starfsmarkmiðum okkar, eflt starfsánægju og fjarvinnumöguleika, aukið rafræna þjónustu innan Rannís og um leið þróað starfsemi Rannís þannig hún styðji betur en áður við loftslagsstefnu stjórnvalda.