Rekstrarsvið

Í upphafi árs 2025 tók Þjóðskjalasafn Íslands á móti rafrænum gagnaskilum Rannís án athugasemda fyrir tímabilið 1.4.2018 til 31.3.2023.

Á árinu var EIR þjónustutenging á milli umsóknakerfis Rannís og GoPro skjalakerfis sett upp. EIR þjónustan skilar umsóknagögnum úr umsóknakerfinu á hraðvirkari hátt en fyrra kerfi. Fræðsla tengd skjalamálum er stöðugt í gangi og rík áhersla er á fræðslu fyrir nýtt starfsfólk.

Jafnlaunakerfi Rannís fór í gegnum endurvottun í lok febrúar 2025. Hvorki komu athugasemdir við uppbyggingu kerfisins né innri virkni. Í ljósi þess að ríkið átti eftir að gera kjarasamninga við nokkur stéttarfélög var ákveðið að fresta birtingu niðurstaðna launagreiningar þar til gengið hefði verið frá kjarasamningum við öll þau stéttarfélög sem samningar starfsfólks Rannís byggja á. Niðurstöður launatölfræðinnar í byrjun árs 2025 hefðu ekki gefið rétta mynd af stöðunni. Þann 2. desember var launatölfræði skv. útborgun 1.11.2025 kynnt á starfsmannafundi. Stefnt var á að ljúka viðhaldsúttektinni fyrir áramót sem því miður gekk ekki eftir.

Á árinu var unnið að innleiðingu annars og þriðja áfanga MS Office ásamt því að Hvammi, stærsta fundarherbergi Rannís, var breytt yfir í Teams Room.

Unnið var að endurbótum á innréttingingum í mötuneyti Rannís til að bæta aðgengi og stuðla að réttri líkamsbeytingu starfsfólks.

Formlega var gengið frá sölu á Bárugötu 3. Söluferlið hófst á árinu 2024 en í fjárlögum þess árs hafði ríkisstjórnin veitt heimild til að selja húseignina. Rannís hefur haft umsjón með húseigninni en það var einbýlishús hjónanna Elínar Pálsdóttur og Egils Hallgrímssonar. Elín og Egill gáfu Vísindasjóði Bárugötu 3 að þeim gengnum. Vísindasjóður var stofnaður 5. júní 1957. Vísindasjóður er forveri Rannsóknasjóðs en Rannís hefur séð um umsýslu sjóðsins. Söluandvirðinu verður ráðstafað í samræmi við anda, gjafarinnar, að efla alþjóðlegt samstarf um vísindarannsóknir.

Alls var farin 281 millilandaferð á vegum Rannís, þar af 16 ferðir af ytri sérfræðingum. Flestar ferðirnar voru á vegum rannsókna- og nýsköpunarsviðs, eða alls 136 ferðir. 22 þeirra voru vegna alþjóðlegra samstarfsáætlana tengdum rannsóknum og vísindum og 109 voru á vegum mennta- og menningarsviðs.

Fundarferðum til útlanda fjölgaði um tæp 6% frá síðasta ári og tengist fjölgunin helst auknum verkefnum innan rannsókna- og nýsköpunarsviðs.

Ferðadagar starfsfólks og ytri sérfræðinga voru alls 1061, þar af 49 hjá ytri sérfræðingum. Meðallengd ferða var 3,8 dagar. Stystu ferðirnar voru tveir dagar en sú lengsta 11. Sú ferð var samfelld til að ná alls þremur fundum/ráðstefnum í þremur borgum innan Evrópu.

Af 281 ferð var oftast flogið til Belgíu, eða 84 sinnum, 70 sinnum til ýmissa borga innan Norðurlanda, 119 ferðir voru til annarra Evrópulanda og átta utan Evrópu: Fimm til Bandaríkjanna, ein til Kanada, ein til Indlands og ein til Kína. Af ferðum utan Evrópu, þá voru tvær til Bandaríkjanna á vegum IASC – alþjóðlegu norðurskautsnefndarinnar sem er hýst hjá Rannís. Aðrar ferðir utan Evrópu voru á vegum Rannís eða alls þrjár.

Í samstarfi við Greiningar- og hugbúnaðarsvið Rannís var lagt í það verkefni að skipta út eldri Soap þjónustu fyrir EIR þjónustu til að auka hraða og skilvirkni við keyrslur á umsóknum úr umsóknakerfi Rannís yfir í GoPro Foris skjalakerfið. Samhliða því var GoPro Foris uppfært úr útgáfu 20.5 yfir í útgáfu 21.3.

Nýliðanámskeið voru sjö á árinu þar sem lagaumhverfi Rannís ásamt viðurkenndum vistunarstöðum, verklagi í skjalamálum og skráningu í GoPro Foris voru kynnt. Að auki var reglulega boðið upp á einstaklingsfræðslu í notkun á GoPro Foris, Teams og Sharepoint.

Starfsfólk Rannís vinnur að mestu á Teams og í Sharepoint og er með sín vinnuskjöl á OneDrive. Lokaafurð er vistuð í GoPro Foris ásamt tölvupóstum og viðhengjum.

Í lok árs 2025 höfðu 6.137 mál verið stofnuð í GoPro Foris, og eru nánast öll skjöl á stafrænu formi, en fjöldi skráðra skjala var 111.360. Stærsti hluti stofnaðra mála kemur úr umsóknakerfi Rannís eða 5.651 mál.

Ástæðan fyrir því að mun færri mál voru stofnuð árið 2025 en árin 2023 og 2024 er að hluta til sú að mun fleiri framhaldsmál voru skráð árin 2023 og 2024 vegna rafrænna skila til Þjóðskjalasafns Íslands. Að auki bárust færri umsóknir um styrki í suma sjóði.

Starfsemi Rannís kallar á fundi með viðskiptavinum, fagráðum, stjórnum sjóða og öðrum hagaðilum. Fundirnir eru allt frá tveggja manna fundum yfir í fjölmenna fundi, s.s. kynningarfundi og námskeið. Stærri fundum, sem eiga erindi til fjölmenns hóps utan Rannís, er yfirleitt streymt eða fundargestum er veittur aðgangur í gegnum tengla. Þetta er gert til að auðvelda þátttöku fyrir þau sem búa t.d. utan höfuðborgarsvæðisins. Á árinu 2025 voru alls 1.503 fundir bókaðir innan Rannís, eða 70 fleiri en 2024. Nýting fundarherbergja er nokkuð jöfn yfir árið að júlí, ágúst og desember undanskildum vegna sumar- og jólaleyfis. Fundarþyngsti mánuðurinn var janúar með 174 fundi. Frá janúar til júní voru 859 fundir bókaðir og frá júlí til desember 644 fundir. Að meðaltali voru um 5,8 fundir á dag eða að jafnaði um 125 fundir á mánuði. Nýting fundarherbergja hefur aukist um 4,9% frá árinu á undan. Almennt eru fundarherbergin mjög vel nýtt. Samantektin miðast við bókaða fundi en stundum er hægt að nýta rýmin án bókunar ef lítið er í gangi þann daginn. Mest bókuðu fundarherbergin eru þau sem rúma fagráð eða stjórnir sjóða. Eins og sjá má í töflunni hér fyrir neðan hefur þörfin fyrir notkun fundarherbergja vaxið frá fyrri árum enda höfum við fjölgað þeim.

Á árinu voru veitingar framreiddar 1.128 sinnum fyrir fundargesti á vegum Rannís, allt frá tei eða kaffi, með eða án meðlætis, upp í hádegisverði. Veitingarnar voru bornar fram á alls 101 fundi.

Fjölda funda með með veitingum fækkaði um 33,5% frá fyrra ári eða úr 135 í 101 en gestum sem nutu veitinga úr mötuneyti fjölgaði um 2,9%, úr 1.096 í 1.128. Fundum fjölgaði á mennta- og menningarsviði á milli ára en fækkaði á rannsókna- og nýsköpunarsviði. Fyrri hluta ársins voru fundir með veitingum alls 68 og gestirnir 719 en á seinni hluta ársins voru 33 fundir með 409 gestum haldnir. Mismunurinn á milli árshluta skýrist af því að bæði stóru fagsviðin, þ.e. mennta- og menningarsvið og rannsókna- og nýsköpunarsvið, höfðu þörf fyrir fleiri og mannfrekari fundi með veitingum fyrri hluta árs.

Rannís nýtir MyQ kerfi sem tengist fjölnota vélum. Eitt af markmiðum Grænna skrefa er að halda utan um pappírsnotkun stofnunarinnar og draga úr pappírsnotkun eins og kostur er. Útprentun pappírs dróst saman á árinu 2025 frá fyrra ári, úr 56.024 blaðsíðum í 48.039. Að meðaltali voru 688 blaðsíður prentaðar fyrir hvert stöðugildi á árinu 2025 á móti 810 árið 2024. Frá árinu 2019 hefur dregið verulega úr pappírsnotkun tengdri fjölnota vélum. Breytt verklag hefur áhrif þar sem aukin krafa er gerð um rafræn gögn í stað pappírseintaka í bókhaldi og víðar.

Í umhverfisnefnd Rannís starfa þrír undirhópar, hver með sína áherslu:

Andsóunarhópur: Hópurinn stóð fyrir átaki þar sem úrgangur var vigtaður, m.a. matarleifar og pappírshandþurrkur á salernum, með það að markmiði að draga úr sóun. Mælingar fóru fram í mars 2025 og verða endurteknar í maí 2026 til samanburðar, með sérstakri áherslu á að minnka matarsóun. Jafnframt hefur hópurinn skoðað leiðir til að draga úr sóun á aðföngum og orkunotkun, s.s. rafmagni, heitu og köldu vatni og rekstrarvörum.

Fræðsluhópur: Lögð hefur verið áhersla á að efla fræðslu til starfsfólks um umhverfismál. Inngildingarfulltrúi Landskrifstofu Erasmus+, sem einnig gegnir stöðu jafnréttisfulltrúa Rannís, hélt morgunhugvekju fyrir starfsfólk þann 5. desember um mikilvægi þess að loftslagsbarátta taki kynjasjónarmið til greina. Fræðsluhópurinn lagði áherslu á að efla þekkingu innanhúss á stöðu mála varðandi kolefnisspor ferða starfsfólks. Hann lagði könnun fyrir í febrúar sem 70% starfsfólks tók þátt í og safnaði þannig bæði mikilvægum upplýsingum um ferðavenjur og óskum starfsfólks um frekari aðgerðir í þágu loftslagsmála.

Loftslagshópur: Unnið var áfram að áætlun um að Rannís verði kolefnishlutlaus stofnun. Stærsta skrefið á árinu var samningur við Land og skóg um kolefnisjöfnun með skógrækt. Áætlað er að skógræktarsamstarfið hefjist sumarið 2026 með það að markmiði að Rannís nái fram kolefnishlutleysi um eða í kringum árið 2070.

Grænu skrefin: Haldið var áfram með innleiðingu Grænu skrefanna með það að markmiði að hljóta vottun. Miðað við stöðuna er ljóst að stofnunin stenst a.m.k. skref tvö og mögulega skref þrjú