Rekstrarsvið

Á árinu var farið vandlega yfir skjalamálin, átak var gert í skráningu eldri gagna og frágangi þeirra til undirbúnings rafrænna skila til Þjóðskjalasafns sem miðast við 31. mars 2023. Lögð var aukin áhersla á að efla öryggisvitund starfsfólks. Starfsfólk fékk reglulega send þjálfunarmyndbönd og tengdar spurningar sem það svaraði í lokin. Tvær lotur voru keyrðar á árinu sú fyrri í upphafi árs og hin síðari í lok ársins. Þá fékk Jafnlaunakerfi Rannís jafnlaunavottun í mars 2022 fyrir tímabilið 2022-25.

Vegna fjölgunar ráðuneyta færðist Rannís frá mennta- og menningarmálaráðuneyti yfir til háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytis. Þetta hafði mikil áhrif á bókhald Rannís þar sem stofnunin fékk ný bókhaldsnúmer undir nýju ráðuneyti. Undirbúningur að umskiptunum hófst á vormánuðum, en sjálf umskiptin áttu sér stað 1. október. Mikill tími fór í innleiðingu og eftirfylgni breytinganna.

Breytingar voru gerðar á húsnæði Rannís sem einkum fólust í að bæta við litlum fundarherbergjum fyrir fjarfundi, bæta við starfsstöðvum t.d. með því að sameina rými, taka í gagnið minni skrifborð og búa til óformlegri fundaraðstöðu. Húsnæðið var málað að innan á árinu og það gert notalegra. Þá var lokið við að skipta út eldri loftljósum fyrir LED ljós en aðgerðin samræmist loftslags- og umhverfisstefnu Rannís og grænum skrefum.

Á vormánuðum kynnti Rannís nýtt samræmt flokkunarkerfi, fyrir húsfélaginu Borgartúni 30, en kerfið tekur mið af breytingum á lögum nr. 55/2003 sem taka gildi 1.1. 2023. Samkomulag náðist innan húsfélagsins um að takast sameiginlega á við breytingarnar. Undirbúningur hófst á haustmánuðum við endurskipulagningu flokkunar og sorphirðu fyrir húsið í heild.

Fundarferðir erlendis tölfræði

Alls voru farnar 217 ferðir til útlanda á árinu 2022 í tengslum við alþjóðlegt samstarf á sviði rannsókna, menntunar og menningar, þar af voru 153 fundarferðir, 51 ráðstefnuferð og 13 náms- og kynnisferðir. Vinnuferðum til útlanda fjölgaði mikið á árinu 2022 frá árunum tveimur á undan enda giltu þá ferðatakmarkanir vegna Covid-19. Alþjóðlegt samstarf með tilheyrandi vinnuferðum er orðið með svipuðu móti og fyrir faraldurinn sem endurspeglast í því að árið 2019 voru 207 ferðir farnar. Á árinu 2021 tóku nýjar áætlanir ESB gildi, mörg undirverkefnin sem Ísland er þátttakandi í, hófust á árinu 2022 og því mikilvægt að samstarfsaðilar hittist. Flestar ferðirnar voru farnar á mennta- og menningarsviði eða 105 ferðir og á rannsókna- og nýsköpunarsviði eða 89 ferðir. Sjá nánar í töflunni hér fyrir neðan.

Af 217 vinnuferðum á árinu 2022 voru 207 vinnuferðir á vegum Rannís og tíu á vegum IASC (Alþjóðlega norðurskautsvísindanefndin) en skrifstofan er sjálfstæð eining sem Rannís hefur umsjón með samkvæmt sérstöku samkomulagi á milli stjórnar IASC og íslenska ríkisins. Þessar 207 ferðir á vegum Rannís voru farnar af starfsfólki stofnunarinnar og ytri sérfræðingum sem sinna erlendu samstarfi tengdu sínum fagsviðum. Meðalfjöldi ferðadaga hjá Rannís voru 3,8 og gistinátta tvær. Hjá IASC var meðalfjöldi ferðadaga 6,5 og gistinæturnar 4,2.

Farið var í vinnuferðir til 34 landa. Flestar ferðirnar voru farnar til Norðurlanda að Grænlandi meðtöldu eða 67 ferðir, 147 ferðir voru farnar til annarra Evrópuríkja. Það land sem oftast var ferðast til er Belgía en þangað var farið 46 sinnum enda höfuðstöðvar ESB í Brussel og flestir fundirnir haldnir þar. Þrjár ferðir voru farnar utan Evrópu.

Á árinu hófst undirbúningur fyrir rafræn skil á vörsluútgáfu af málaskrá í GoPro Foris til Þjóðskjalasafns Íslands sem eru áætluð árið 2023. Skjalatímabilið sem um ræðir hófst 1. apríl 2018 og nær til 31. mars 2023. Jafnframt var unnið að endurskoðun málalykils fyrir komandi skjalatímabil sem hefst 1. apríl 2023 og mun ná til 31. mars 2028 en óska þarf eftir samþykki Þjóðskjalasafns Íslands áður en hann verður tekinn í notkun.

Reiknað er með að umfang skjalatímabilsins verði um 30.000 mál og um 300.000 skjöl. Mikil vinna felst í því að færa mál í geymsluskrá, sem er hluti af málaskránni, í GoPro Foris. Reiknað er með að fjöldi mála sem skilað verður sé um 20.000. Pappírsskjöl sem tilheyra skjalatímabilinu verða áfram í vörslu Rannís en skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 ber að skila þeim þegar þau hafa verið geymd hjá stofnuninni í 30 ár.

Á árinu voru haldin 20 námskeið í skjalamálum og Microsoft 365. Meðal kennsluefnis var lagaumhverfi Rannís, verklag í skjalamálum s.s. skráning og skipulag gagna, viðurkenndir vistunarstaðir, GoPro Foris málaskrá, auk kennslu á Teams, Sharepoint og OneDrive. Rannís hefur haft eitt sameiginlegt drif fyrir allt starfsfólk, auk þess sem hvert svið hefur haft eigið drif. Stefnt er á að loka þessum drifum árið 2023 og að öll gögn sem áður voru vistuð þar verði komin í GoPro Foris og/eða Sharepoint.

Aðstoðarmaður starfaði á skjalasafni allt árið við undirbúning rafrænna skila, einkum við skráningu og frágang mála og málsgagna í GoPro Foris. Viðkomandi vann hlutastarf meðfram skóla yfir vetrartímann en var í fullu starfi yfir sumarið.

Á árinu voru 5.031 mál stofnað í GoPro. Þar af var búið að loka 1.641 máli í árslok og 3.390 voru opin. Á árinu voru skráð 57.906 skjöl en árið 2021 voru þau nær helmingi fleiri eða 103.841. Skýrist það að hluta af átaki með sumarstarfsmönnum það ár en einnig innlestri eldri gagna úr umsóknakerfi Rannís.

Starfsemi Rannís kallar á fundi með viðskiptavinum, fagráðum og öðrum hagaðilum. Fundirnir eru allt frá tveggja manna fundum og yfir í fjölmenna fundi s.s. námskeið. Stærri fundum sem eiga erindi til fjölmenns hóps utan Rannís er yfirleitt streymt eða veittur aðgangur að þeim í gegnum tengla. Þetta er gert til að auðvelda þátttöku fyrir þau sem t.d. búa utan höfuðborgarsvæðisins.

Á árinu 2022 voru alls bókaðir 1.106 fundir innan Rannís, eða um 5% færri en árið á undan en 16,5% færri en 2019. Flestir fundirnir voru bókaðir í júní eða 157 fundir, en 145 í september og 131 í nóvember. Að meðaltali voru tæplega 4,25 fundir á dag á árinu 2022 eða um 92 fundir á mánuði að jafnaði. Nýting fundarherbergja var minnst í upphafi árs eða í janúar og febrúar. Samkvæmt töflunni hér fyrir neðan virðist hafa dregið úr notkun fundarherbergja á árinu 2022, en hún segir ekki alla söguna því tvö ný fundarherbergi bættust við á haustmánuðum einmitt til að mæta aukinni þörf fyrir fjarfundi. Ekki var bókað mikið af fundum í þessi rými en þau hafa engu að síður verið nýtt.

Fjöldi fundarveitinga 2022 er aðeins 45% af því sem var framreitt á árinu 2019 en það ár er raunhæfast til samanburðar. Það sama kemur fram þegar fjöldi funda er borinn saman á milli áranna 2022 og 2019, árið 2022 voru 154 fundir með veitingum á móti 339 á árinu 2019.

Árið fór rólega af stað enda gætti áhrifa Covid-19 enn í samfélaginu í ársbyrjun 2022. Frá september og fram til áramóta voru flestir fundirnir haldnir með tilheyrandi fundarveitingum eða 90 fundir með 742 fundarveitingum en þessir fjórir mánuðir eru með 55-60% af árinu í heild. Það er viðbúið að einhver fjölgun verði á þessum lið á næsta ári. Samdrátturinn á milli áranna 2019 og 2022 gefur engu að síður vísbendingu um að fundir séu að færast í auknum mæli yfir í fjarfundi.