Greiningar- og hugbúnaðarsvið

Hlutverk sviðsins er að þróa, reka og halda utan um umsókna-, mats- og umsýslukerfi Rannís auk þess að tryggja utanumhald og framsetningu tölfræðilegra gagna sem unnin eru úr umsóknum og úthlutunum. Sviðið ber einnig ábyrgð á þróun annarra kerfa sem styðja störf sjóðsstjóra Rannís og starfsfólks stofnunarinnar.

Auknum umsvifum Rannís og auknum kröfum samfélagsins hefur verið mætt með markvissri áherslu á upplýsingatækni. Í dag eru allar umsóknir rafrænar, fagráðs- og matsvinna fer fram í stafrænni vinnuumgjörð og öll umsýsla sjóðsstjóra og stjórna fer fram rafrænt. Sérstök áhersla er lögð á að öll samskipti umsækjenda við Rannís fari í gegnum „Mínar síður“ Rannís. Stefnt er að því að öll helstu samskipti umsóknar, frá stofnun hennar til loka samnings með tilheyrandi skýrslugerð, verði aðgengileg þar.

Umsókna-, fagráðs- og upplýsingakerfi Rannís gegna lykilhlutverki í starfsemi innlendra sjóða sem Rannís hefur umsjón með.

• Umsóknakerfi taka við öllum umsóknum og tengdum gögnum.
• Fagráðs- og matskerfi halda utan um vinnu matsmanna sem allir eru utan stofnunarinnar.
• Samninga- og skýrslukerfi halda utan um innlenda samninga og skýrslur. Í sumum sjóðum eru ekki gerðir formlegir samningar, heldur skilmálar undirritaðir með rafrænum undirskriftum.
• Greiðslukerfi heldur utan um þær greiðslur sem Rannís sér um og eru tengdar samningum og skýrslum. Hægt verður að sjá stöðu allra undirritaðra samninga og stöður greiðslna, t.d. í tengslum við skýrsluskil.
• Gagnatorg Rannís veitir stjórnvöldum og almenningi aðgang að gögnum um styrki og tölfræði tengdri starfsemi sjóða í umsjón Rannís.

Notendur þessara kerfa skipta þúsundum. Heildarfjöldi umsókna á árinu voru rúmlega sjö þúsund, þar af voru rúmlega sjöhundruð umsóknir sem tilheyra sjóðum utan Rannís sem nýta umsóknarkerfi stofnunarinnar. Auk umsækjenda notuðu yfir þúsund matsmenn og stjórnarmenn, bæði innlendir og erlendir, kerfin í störfum sínum.

Endurforritun umsóknakerfa sjóða telst almennt vera lokið í bili, þó að viðbótum og lagfæringum er að sjálfsögðu aldrei lokið. Kerfi Rannís þurfa að þróast í takt við kröfur samtímans. Á árinu voru umsókna-, fagráðs- og skýrslukerfi skrifuð fyrir Netöryggissjóð Eyvarar.

Einnig var unnið áfram að viðbótum við fagráðs- og matskerfi fyrir sjóði Rannís. Á árinu var t.d. tölfræðieiginleikum bætt við í kerfin til að auðvelda greiningar og yfirsýn fyrir stjórnir sjóða, ýmis stjórntæki forrituð í kerfin fyrir sjóðsstjóra og ávallt stefnt að því að straumlínulaga ferlið og minnka hættu á mannlegum mistökum.

Þróun samningakerfa hélt áfram og nú þegar þau hafa verið tekin í notkun fyrir Rannsóknasjóð og Tæknirþróunarsjóð, er stefnt á að ljúka innleiðingu kerfa fyrir fleiri sjóði á Rannsókna- og nýsköpunarsviði á næsta ári.

Rafrænt samningakerfi var útbúið fyrir Erasmus styrki til Íslendinga. Þótt þessar umsóknir komi ekki inn í umsóknakerfi Rannís þá er mikilvægt að gera samningana rafræna til að geta boðið upp á rafrænar undirritanir styrkþega og spara þannig pappír og auðvelda aðgengi.

Samningakerfi Rannís
Á árinu hélt þróun samningakerfis Rannís áfram. Samningar Rannsóknasjóðs voru útbúnir með nýja kerfinu, en þeir, ásamt samningum Tækniþróunarsjóðs, eru meðal flóknustu samninga sem Rannís vinnur með. Nýja kerfið stuðlar að auknu gagnaöryggi, dregur úr hættu á mannlegum mistökum og einfaldar vinnuferla, bæði fyrir styrkþega og starfsfólk Rannís. Kerfið styður við rafrænar undirritanir í samstarfi við Taktikal.

Skýrslukerfi
Skýrslukerfi fyrir Tækniþróunarsjóð fór í loftið og markar það næsta skref í stafrænu ferli umsókna þar sem skýrslugerð er nauðsynleg. Þróun skýrslukerfa fyrir aðra sjóði var í fullum gangi og nokkur þeirra voru tekin í notkun, bæði á Rannsókna- og nýsköpunarsviði og Mennta- og menningarsviði Rannís.

Gagnatorg
Forritunarvinna við Gagnatorg Rannís hélt áfram og fleiri sjóðir bættust við úthlutanasíðu Rannís. Á úthlutanasíðunni er hægt að nálgast opinberar upplýsingar um úthlutanir frá sjóðum í umsjón Rannís allt frá árinu 1988. Í stefnu Rannís til 2025 er lögð áhersla á að efla upplýsingakerfi stofnunarinnar og vera í fremstu röð á því sviði. Gagnatorgið á lykilþátt í þessu með því að tryggja aðgang allra að opinberum upplýsingum um styrki og rannsóknarfjármögnun í gegnum tíðina.

Leigukerfi
Á árinu var fyrsta umsókna- og umsýslukerfið, sem þróað er af Greiningar- og hugbúnaðarsviði fyrir sjóð sem ekki er í umsýslu Rannís, tekið í notkun. Þetta var leigukerfi fyrir Tónlistarsjóð. Kerfið er aðgengilegt í gegnum „Mínar síður“ Rannís en er sérsniðið að þörfum sjóðsins, þar sem starfsfólk hans sér alfarið um þjónustu og samskipti við umsækjendur og styrkþega. Þessi lausn er hluti af þróun Rannís til að styðja fleiri stofnanir ríkisins í notkun hugbúnaðarlausna stofnunarinnar.

Greiðslukerfi

Á árinu var greiðslukerfi endurforritað en það var eldra kerfi sem var notað af örfáum sjóðum í umsjón Rannís til að halda utan um stöðu verkefna eftir að styrkjum hafði verið úthlutað. Með endurhönnun og forritun er gögnum sem tengjast greiðslum og tímasetningum þannig komið inn í heildarvinnuferlið hjá Gogh og notkun á þessu kerfi tryggð fyrir mun fleiri sjóði. Aðgengi að gögnum var aukið og gagnsæið tryggt. Með þessu er heildarsýn komin inn í kerfin, alla leið frá umsókn til síðustu greiðslu styrkts verkefnis, sem jafnvel er mörgum árum síðar.

Í lok árs störfuðu sjö einstaklingar á Greiningar- og hugbúnaðarsviði: Sviðsstjóri og sex sérfræðingar í hugbúnaðargerð. Auk þeirra hefur sviðið aðgang að tæknilegum ráðgjafa sem hefur veitt ráðgjöf bæði um hugbúnaðarþróun og greiningarvinnu sviðsins.

Einn af helstu styrkleikum teymisins er hæfni þess til að vinna að fjölbreyttum verkefnum á skilvirkan hátt og laga sig að breyttum aðstæðum. Verkefni sviðsins ná yfir allt frá hugbúnaðarþróun til gagna- og greiningarvinnu og það er von okkar að hægt sé að viðhalda þessum öfluga hópi.

Á næstu árum verður áfram unnið að samþættingu og þróun á öflugum lausnum í rafrænni umsýslu Rannís með það að markmiði að bæta þjónustu og stuðning við starfsemi stofnunarinnar.