Rekstrarsvið

Við árslok var rafrænni vörsluútgáfu skilað til Þjóðskjalasafns fyrir tímabilið 1. apríl 2018 til 31. mars 2023. Sífellt er boðið upp á fræðslu tengda skjalamálum, bæði formleg námskeið fyrir hópa og einstaklingsmiðaða fræðslu.

Haustið 2024 var gert átak í öryggisfræðslu til starfsfólks með það að markmiði að auka öryggisvitund þess varðandi tölvumál.

Teams símkerfi var innleitt á árinu með tilheyrandi fræðslu fyrir starfsfólk.

Viðhaldsúttekt var gerð á jafnlaunakerfi Rannís á árinu 2024. Í niðurstöðum úttektarstjóra kom fram að Rannís vinnur stöðugt að umbótum og að fylgni er við hið skráða verklag sem skilgreint hefur verið í verklagsreglum jafnlaunakerfis stofnunarinnar. Mælt var með óbreyttri stöðu vottunar á jafnlaunakerfi Rannís.

Breyta þurfti hluta húsnæðis Rannís í Borgartúni til að skapa fleiri starfsstöðvar vegna aukinna umsvifa. Stærri skrifborð viku að hluta til fyrir minni borðum og teppaflísar voru lagðar í rými með mörgum starfsstöðvum til að bæta hljóðvist.

Í fjárlögum fyrir 2024 gaf ríkisstjórnin heimild til að selja húseignina að Bárugötu 3 sem hefur verið í umsjá Rannís í gegnum Rannsóknasjóð. Söluferlið átti sér stað á árinu 2024. Nokkur kauptilboð bárust í eignina undir lok ársins og var einu þeirra tekið.

Alls voru 266 millilandaferðir farnar á vegum Rannís, þar af 18 ferðir af ytri sérfræðingum. Flestar ferðirnar voru á vegum rannsókna- og nýsköpunarsviðs, alls 117 ferðir, 26 vegna alþjóðlegra samstarfsáætlana tengdum rannsóknum og vísindum og 108 á vegum mennta- og menningarsviðs.

Fundarferðum til útlanda hefur fjölgað um 12% frá fyrra ári. Skýringin felst einkum í fjölgun nýrra erlendra samstarfsverkefna á sviði vísinda- og nýsköpunar, sem falla undir Horizon Europe, og auknu umfangi í verkefnum, sem tengjast mennta- og menningaráætlun ESB.

Ferðadagar starfsfólks og ytri sérfræðinga voru alls 1.041 og þar af 57 hjá ytri sérfræðingum. Meðallengd ferða var 3,9 dagar; þær stystu voru tveir en sú lengsta 16 dagar. Hún var til Japan og Kína og átti Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunaráðuneytið frumkvæði að henni.

Oftast var flogið til Belgíu, eða 95 sinnum, 65 til ýmissa Norðurlanda; 104 fundarferðir voru farnar til annarra Evrópulanda, tvær til staða utan Evrópu, ein til Kanada og ein til Asíu. Millilendingar eru ekki inni í þessum tölum, aðeins upphafs- og lokastaður ferðar.

Auk fyrrgreindra ferða fengust styrkir til náms- og kynnisferðar starfsfólks til Varsjár í Póllandi þar sem stofnanir með sambærilega starfsemi og Rannís voru heimsóttar.

Endanleg vörsluútgáfa var gerð á árinu fyrir skjalatímabilið 1. apríl 2018 til 31. mars 2023. Vegna eðlis verkefna hjá Rannís var ekki hægt að loka öllum málum og því var farin skilaleið C, samkvæmt 11. gr. í reglum nr. 877/2020: „Afhending mála sem er lokið og tengdum skjölum ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins“. Þau mál sem fóru ekki með í skil verður skilað með næstu vörsluútgáfu, árið 2028.

Einn starfsmaður var í hlutastarfi frá janúar og fram á haust við að yfirfara og leiðrétta gögn vegna rafrænna skila.

Á árinu voru haldin átta námskeið, þar af sjö nýliðanámskeið og eitt námskeið í gerð framhaldsmála í GoPro. Á nýliðanámskeiðum er lagaumhverfi Rannís kynnt ásamt viðurkenndum vistunarstöðum, verklagi í skjalamálum og skráningu í GoPro. Að auki var reglulega boðið upp á einstaklingsfræðslu í GoPro.

Starfsfólk Rannís vinnur að mestu á Teams og í Sharepoint og er með sín vinnuskjöl í One Drive. Lokaafurð er vistuð í GoPro ásamt tölvupóstum og viðhengjum.

Í lok ársins 2024 höfðu 7.292 mál verið stofnuð í GoPro og er stærstur hluti skjala á stafrænu formi en fjöldi skráðra skjala var 90.182. Stærsti hluti stofnaðra mála kemur úr umsóknakerfi Rannís eða 6.669 mál.

Á árinu 2024 voru alls bókaðir 1.433 fundir innan Rannís, eða 39 fleiri en 2023. Flestir fundirnir eru bókaðir á tímabilinu janúar til loka mars, eða alls 395 fundir, og frá ágúst til loka nóvember voru 546 fundir bókaðir. Fundarþyngstu mánuðirnir voru nóvember, mars og janúar með samtals 463 fundi en þar af voru flestir fundir í nóvember, eða 161. Að meðaltali voru um 5,5 fundir á dag á árinu 2024 eða um 119 fundir á mánuði. Nýting fundarherbergja jókst um 2,8% frá árinu á undan. Mest bókuðu fundarherbergin eru þau sem rúma fagráð eða stjórnir sjóða. Almennt eru fundarherbergin mjög vel nýtt; samantektin miðast við bókaða fundi en stundum er hægt að nýta rýmin án bókunar. Þörfin fyrir notkun fundarherbergja hefur aukist frá fyrri árum og því hefur þeim verið fjölgað. Á árunum 2020–2022 var notkun fundarherbergja minni, einkum vegna fjarvinnu starfsfólks í Covid.

Á árinu voru veitingar framreiddar 1.096 sinnum fyrir fundargesti á vegum Rannís, allt frá tei eða kaffi með eða án meðlætis og upp í hádegisverði. Veitingarnar voru bornar fram á alls 135 fundum.

Fundum með veitingum fjölgaði um 66% frá fyrra ári, úr 81 í 135, en gestum sem fengu veitingar úr mötuneyti fjölgaði um 96%, úr 557 í 1.096. Fyrri hluta ársins voru fundir með veitingum alls 26 og gestirnir 259 en á seinni hluta ársins fjölgaði þeim verulega. Þá voru haldnir 109 fundir með 837 gestum. Mismunurinn skýrist af manneklu í mötuneytinu fyrri hluta árs. Einnig má sjá vísbendingar um að minni fundir eru oftar fjarfundir en fjölmennari fundir eru haldnir á staðnum. Í þeim er einnig hægt að taka þátt með notkun fjarfundabúnaðar.

Umhverfisnefnd Rannís hefur lagt áherslu á eftirfarandi á árinu:

Úrgangsmál: Gert var átak í því að vigta úrgang, eins og matarleifar og handþurrkur á salernum, í þeim tilgangi að minnka sóun. Einnig var gert átak í flokkun matarúrgangs og úrgangsfötum var bætt við á annarri og þriðju hæð. Áætlað er að vigta úrgang aftur árið 2025 til viðmiðunar.

Fræðsla: Lögð hefur verið áhersla á að fræða starfsfólk betur um umhverfismál og var fræðslufundur haldinn í desember þar sem Sunneva Halldórsdóttir, stofnandi Efnasúpunnar, var fengin til að halda kynningu um skaðleg efni sem ber að forðast.

Kolefnisjöfnun: Áætlun Rannís um að verða kolefnishlutlaus stofnun var ýtt úr vör. Komið var á samstarfi við Land og skóg sem gerði drög að kolefnisjöfnunaráætlun. Ráðgert er að skógræktarsamstarf Rannís og Lands og skógs hefjist árið 2025 með það að markmiði að Rannís verði kolefnishlutlaus stofnun eftir u.þ.b. 53 ár.

Grænu skrefin: Ákveðið var að fara í átak til þess að ljúka grænu skrefunum og hljóta vottun til marks um það. Ljóst varð að Rannís kæmist a.m.k. í gegnum skref tvö.